O que diz a ISO 9001:2015 sobre controle de documentos

A versão da ISO 9001:2015 mudou um pouco os velhos hábitos. Neste artigo, vamos destacar a importância do controle de documentos e ver o que sua organização pode fazer para garantir um gerenciamento eficaz para atender as exigências dos sistemas certificáveis e as demandas nos próximos anos.

O que mudou? Como se preparar para isso? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a descobrir as coisas, antes que o auditor chegue. Acompanhe!

Por que os documentos precisam ser controlados e o que se entende por controle?

Atualmente, na maioria das empresas, a rotina de trabalho é realizada com documentos digitalizados. Os tomadores de decisão necessitam de acesso instantâneo a eles, para fazer escolhas rápidas e proativas para a sua organização. Para isso, a companhia deve ter implementado um sistema de controle de documentos refinado.

Para entender o propósito de controlar documentos, e o que significa controle, devemos primeiro entender que um documento fornece instruções sobre como executar um trabalho, uma tarefa, uma operação ou um processo.

Um documento é usado para definir um processo por meio de ‘artefatos’, como procedimentos, instruções, desenho, especificações etc. Portanto, ele é de extrema importância. Registros são um subconjunto de documentos com algumas características especiais, que definiremos um pouco mais adiante.

Em última análise, as coleções de documentos definem um sistema integrado para cumprir os objetivos gerais. São necessários bons documentos para definir os procedimentos, embora a criação deles varie de situação para situação. A necessidade de controle e as etapas deste controle são universais e uniformes.

Os documentos estão vivos. Portanto, podem mudar!

Esta premissa exige que os documentos sejam controlados para atingir os seguintes objetivos:

1. Certifique-se de que os documentos sejam criados de acordo com a situação. Embora o método de criação seja diferente de acordo com o contexto, a necessidade de garantir a revisão e a aprovação deve ser constante. É assim que um documento “bom” é produzido, muitas vezes de forma colaborativa por pessoas competentes e autorizadas para isso.

2. Uma vez que os documentos podem ser alterados, o processo acima precisa ser repetido para cada alteração. Isso significa que deve haver “controle de revisão”.

3. Como os documentos definem os processos e, portanto, o sistema, fica claro que as pessoas são afetadas pelos documentos. Por isso, aquelas que precisam usá-los devem ser treinadas.

4. Os documentos devem ser armazenados de forma segura, permitindo o acesso apenas a pessoas autorizadas. O armazenamento em ambiente seguro evita a deterioração ao longo do tempo.

Então, o que são registros?

Registros são documentos que não mudam. Eles acompanham e armazenam um fato. São dados históricos que descrevem os resultados e fornecem evidências de que certos resultados foram alcançados (ou não). Uma vez que os registros não mudam, os primeiros três objetivos mostrados acima não se aplicam. O quarto objetivo sim.

O que é um software de controle de documentos?

Um software de controle de documentos é o processo de organização, encaminhamento, rastreamento, aprovação e distribuição de toda a documentação envolvida no projeto, desenvolvimento, fabricação de produtos, suporte à automação de processos sem papel e gerenciamento de documentos de qualidade, de acordo com os padrões ISO 9001:2015.

O padrão ISO 9001:2015 7.5 exige que as organizações estabeleçam um procedimento documentado para controlar vários aspectos do documento. São eles:

 •  Identificação

 •  Armazenamento

 •  Proteção

 •  Recuperação

 •  Retenção

 •  Análise

 •  Aprovação

 •  Disposição

 •  Legibilidade

 •  Rastreamento de mudança

Os procedimentos acima podem ajudar uma empresa a se manter organizada e manter os padrões ISO.

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